1. OBJECTIF

Marketing Léger inc. et ses filiales (« Léger ») se soucie grandement du respect de la vie privée de ses employé(e)s et des candidat(e)s participant au processus de recrutement. Cette politique vise à garantir que le processus de recrutement est transparent, équitable et qu’il respecte la vie privée des candidat(e)s. Cette politique a également pour objectif d’expliquer comment nous recueillons, utilisons, communiquons, conservons et protégeons les renseignements personnels des candidat(e)s lors du processus de recrutement et /ou embauche.

2. PORTÉE

La présente politique relative à la confidentialité quant au processus de recrutement (la « Politique ») aux employé(e)s régulier(ères)s, contractuel(elle)s, étudiant(e)s et stagiaires ainsi que tous les candidat(e)s participant aux différentes étapes du processus de recrutement chez Léger, y compris ses filiales et sa division aux États-Unis. 

3.0 PRINCIPES FONDANT LA POLITIQUE ET CONSENTEMENT

Lorsqu’un(e) candidat(e) postule pour un emploi via notre page Carrières, Léger doit recueillir des renseignements personnels. En partageant des renseignements par le biais de notre page Carrières, les candidat(e)s doivent confirmer avoir lu et accepter notre politique de confidentialité, notamment relativement au traitement des renseignements personnels.

3.1       Types de renseignements recueillis 

Les renseignements personnels que les candidat(e)s fournissent lors du processus de pré-embauche peuvent inclure (mais non exclusivement) :

• Nom et prénom
• Adresse courriel
• Numéro de téléphone
• Curriculum vitae ; incluant l’expérience de travail, l’éducation, les compétences techniques des candidat(e)s, champs d’intérêts.
• Lettre de motivation ou de recommandation
• Pièces d’identité

Certains postes chez Léger nécessite une vérification d’antécédents, dans quel cas, Léger peut également recueillir des données sur des infractions criminelles et autres procédures judiciaires.

Léger peut également recueillir des renseignements personnels concernant les candidat(e)s auprès de tierces parties, tels que : 

• Des employeurs précédents
• Des agences de recrutements externes
• Des firmes de vérifications des antécédents 

Ces renseignements peuvent être collectés par le biais d’un formulaire en ligne à compléter via notre site web, par courriel électronique, par LinkedIn et des sites de recherche en emploi. Les renseignements sont par la suite envoyés par courriel à l’équipe des ressources humaines qui sera responsable de traiter l’information et de contacter les candidat(e)s répondant aux exigences demandées. 

Lorsqu’un(e) candidat(e) obtient une offre d’emploi par Léger et que celle-ci est signée, Léger recueille les informations suivantes : 

• Pièce d’identité avec photo
• Spécimen chèque
• Numéro d’assurance sociale
• Permis de travail, lorsque applicable

3.2      Utilisation des données

Les renseignements personnels recueillis servent principalement à :

• Identifier et contacter les candidat(e)s potentiel(elle)s et d’analyser les candidatures reçues.
• Aviser les candidat(e)s du suivi dans le traitement de leurs candidatures, en cas de refus ou d’acceptation, et l’explication des prochaines étapes tel que des tests.
• Contacter d’anciens postulants pour de nouveaux postes disponibles correspondant à leurs intérêts et compétences.
• En cas de réponse positive au processus d’embauche, les renseignements personnels recueillis serviront à la rédaction du contrat ainsi qu’à la création des dossiers à la paie. 

3.3      Conservation des données

En cas d’embauche, Léger conservera les données recueillies lors du processus de pré-embauche au dossier du (de la) candidat(e) et ce, pour la durée totale de d’emploi de cette personne chez Léger ainsi que 7 ans suivant la fin d’emploi. 

En cas de non-embauche, Léger conservera les renseignements personnels recueillies des candidats potentiels pendant une période déterminée afin de considérer les candidatures reçues pour d’éventuels postes à pourvoir.

Les renseignements personnels des candidat(e)s ne correspondant pas aux exigences de Léger sont automatiquement supprimés de notre base de données. 

3.4      Partage des données

Les renseignements personnels des candidats sont consultés par l’équipe des ressources humaines de Léger ainsi que le (la) gestionnaire ayant fait la demande de recrutement chez Léger. Seuls certain(e)s employé(e)s ayant un besoin légitime d’avoir accès aux renseignements personnels dans le cadre de leurs fonctions peuvent y avoir accès. Ces employé(e)s sont lié(e)s à une entente de confidentialité avec Léger et doivent s’assurer de maintenant la confidentialité de ces renseignements. 

3.5     Protection des renseignements personnels

Nous accordons une grande importance à la sécurité des renseignements personnels. À ce titre, nous avons mis en place des procédures physiques, administratives, électroniques, contractuelles et technologiques, que nous estimons raisonnables, pour assurer la sécurité des renseignements personnels que nous avons recueillis à votre sujet afin d’empêcher toute perte, utilisation abusive, copie, accès non autorisé, divulgation ou modification des renseignements personnels. Les seuls employés qui ont accès aux Renseignements personnels sont ceux qui en ont besoin pour effectuer leur travail.

Nous utilisons la technologie des coupe-feu pour empêcher l’intrusion électronique et nous utilisons des certificats SSL pour assurer la confidentialité des informations recueillies par nos applications webs. Les employés autorisés ne peuvent accéder à vos Renseignements personnels, y compris votre adresse de courrier électronique, qu’en utilisant des connexions et des mots de passe sécurisés au sein de nos réseaux.

4.0 DROITS DES CANDIDAT(E)S

En raison de l’obligation de sécurité et de confidentialité dans le traitement des informations personnelles, vous avez le droit d’accès et de rectification à vos informations personnelles. Vous avez également le droit de retirer votre consentement au traitement de votre information personnelle.  Selon les circonstances, si vous nous demandez de supprimer ou de cesser de traiter autrement vos renseignements personnels, il se peut que nous soyons alors incapable de poursuivre le traitement de votre demande d’emploi, puisque ce traitement peut exiger d’analyser ces renseignements personnels.

5.0 CONTACT

En cas de questions, commentaires ou demandes relatives à la présente Politique, les candidat(e)s peuvent envoyer leur demande à privacyofficer@leger360.com. 

6.0 RÉVISION DE LA PRÉSENTE POLITIQUE

La présente Politique est sujette à des modifications visant à tenir compte, particulièrement, de l’évolution rapide des règles relatives à la protection des informations personnelles et de la vie privée. Toute nouvelle version entrera automatiquement en vigueur dès qu’elle sera publiée. Nous vous invitons donc à consulter régulièrement notre site web pour prendre connaissance de toute modification éventuelle.